Cette fiche décrit de façon très sommaire les grands principes des écritures de paies en comptabilité publique, tels qu'ils sont mis en oeuvre dans sPAIEctacle. Elle s'adresse plus particulièrement aux utilisateurs n'ayant pas de formation particulière en comptabilité publique. Pour toute explication plus précise nous vous invitons à vous rapprocher de votre administration.
Il existe plusieurs plans comptables pour la comptabilité publique.
M14 pour les communes
M52 pour les départements
M71 pour les régions
M4 pour les services à caractère industriel et commercial
Les EPCC dépendent du plan comptable de la collectivité chef de file, ou à défaut M4.
Les écritures sont imputées sur des comptes du type 6451/31.
La racine correspond à la charge et répond au plan comptable.
Par exemple 6451 pour les "Cotisations à l'Urssaf" (plan comptable
M4).
La terminaison correspond au tiers, à qui est versée la
charge.
Par exemple 31 pour la caisse Urssaf.
Une écriture simple de paie pourrait par exemple avoir la forme suivante :
| 6451 / 31 | Urssaf Part patronale | 374,33 |
| 6453 / 23 | Ircantec Part patronale | 109,21 |
| 6411 / 31 | Urssaf Part salariale | 341,25 |
| 6411 / 23 | Ircantec Part salariale | 72,75 |
| 6411 / 99 | Net à Payer | 1409,52 |
Il n'y a généralement pas d'écritures de règlement en comptabilité publique.
Le format PhaseWeb est le seul des formats publics disponibles dans sPAIEctacle qui permette de générer des écritures de règlement.
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Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Types retenue. Renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant à la part patronale dans la zone Compte Débit. Renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant à la part salariale dans la zone Compte Crédit. |
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En fonction du plan comptable dont dépend la structure, il peut être nécessaire de préciser pour certaines Retenues, un compte comptable différent de celui du Type retenue. C'est notamment le cas pour l'Urssaf, du FNAL et du versement transport. Cette distinction est uniquement possible dans sPAIEctacle pour des retenues qui n'ont pas de part salariale.
Menu Paramètres - Paramétrage de la paie - Retenues. Sur l'onglet Particularités des retenues concernées, renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant à la part patronale dans la zone Comptabilité. |
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En fonction des spécificités de la structure, les montants de certaines rubriques de paies, non soumises notamment, sont précisés dans les écritures comptables.
Menu Paramètres - Rubriques de paie - Rubriques de paie. Sur l'onglet Particularités des rubriques concernées, renseigner le compte et le libellé de l'écriture correspondant à la part patronale dans la zone Comptabilité. |
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En fonction du format d'écriture choisi pour la structure, les rubriques de paies seront inclus ou non dans les écritures. Si certaines rubriques sont à ignorer dans l'export, il convient de renseigner "X" comme Compte.
Voir le paragraphe Spécificités des différents formats pour plus de précisions. |
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Cette fiche ne précise que les particularités du paramétrage de sPAIEctacle pour la comptabilité publique. Voir la fiche Ecritures comptables pour plus de détails sur l'ensemble des paramètres de la société et des salariés.
Menu Paramètres - Société, onglet Compta.
Définir les paramètres par défaut des
comptes salarié :
Choisir le format d'export de la société.
Le compte comptable des fiches salariés déjà saisies peut être modifié par la fonction de Mise à jour des salariés. |
Pour certains formats d'export, il peut être nécessaire de préciser d'autres variables propres à la société.
Le cas échéant, ces valeurs sont à renseigner dans un fichier au format texte (extension .txt).
Le fichier doit être placé dans un dossier "Options", au même emplacement que le fichier de données.
Voir le paragraphe Spécificités des différents formats pour plus de précisions.
Format du fichier
Le fichier est au format Texte - longueur fixe.
séparateur de champs : aucun
séparateur d'enregistrements : retour chariot
Données exportées
Seules les données suivantes sont exportées :
les nets à payer sur le compte comptable du salarié
les charges patronales sur le cpte débit du type retenue (ou de la retenue si différent)
les charges salariales sur le cpte crédit du type retenue (ou de la caisse si différent)
les rubriques non soumises sur le compte comptable de la rubrique (sauf si compte = X)
Options
Pour Civil Net Finances, le fichier doit être nommé OptionsCiril.txt,
il contient les options suivantes :
CodeFonction=...
Budget=...
CodeEtablissement=...
CodeGestionnaire=...
CodeOperation=...
CodeService=...
CodeAntenne=...
Pour Coriolis, le fichier doit être nommé OptionsCoriolis.txt,
il contient les options suivantes :
COLL-COD=...
COLB-CODBUD=...
INTG-CODAPP=...
SECU-MDP=...
SERV-COD=...
Format du fichier
Le fichier est au format Texte - longueur variable.
séparateur de champs : tabulation
séparateur d'enregistrements : retour chariot
Données exportées
Seules les données suivantes sont exportées :
les nets à payer sur le compte comptable du salarié (le slash est supprimé : 421/99 devient 42199)
les charges patronales sur le compte débit du type retenue (ou de la retenue si différent)
les charges patronales sur le cpte crédit du type retenue dont le dernier caractère est remplacé par E (ou de la retenue si différent)
les charges salariales sur le cpte crédit du type retenue dont le dernier caractère est remplacé par S (ou de la caisse si différent)
toutes les rubriques (soumises et non soumises) sur le compte comptable de la rubrique
Format du fichier
Le fichier est au format Texte - longueur variable.
séparateur de champs : point virgule
séparateur d'enregistrements : retour chariot
Ecritures de paies
Le fichier est automatiquement nommé INTCHAGFI.AMT
Seules les données suivantes sont exportées :
les charges patronales sur le cpte débit du type retenue (ou de la retenue si différent)
les charges salariales sur le cpte crédit du type retenue (ou de la caisse si différent)
aucune rubrique de paie
Ecritures de règlement
Le fichier est automatiquement nommé INTSALGFI.AMT
Seuls les nets à payer sont exportés, sur le compte comptable du salarié.
Options
Le fichier doit être nommé OptionsPhaseWeb.txt, il contient
l'option suivante :
CodeEtablissement=...
